Introducción
La selección efectiva de una buena empresa de vigilancia definitivamente no es tarea fácil. El usuario está realizando una selección de servicios únicos, para lo cual no existen formas tangibles en las que se pueda basar una decisión. Todos los años son otorgados diferentes contratos que sumados involucran millones de millones de bolívares, e inexplicablemente la mayoría de los clientes siempre resultan insatisfechos del servicio.
El enfoque de esta presentación será el de asistirlo a ustedes, señores usuarios de los servicios de vigilancia privada, para que logren la selección de la empresa más idónea para sus necesidades y al mejor precio del mercado. Los lineamientos que a continuación discutiremos, los ayudarán enormemente a incrementar las oportunidades de realizar una buena selección.
Diferencia entre los servicios de vigilancia privada y otros
La mayoría de los servicios industriales pueden ser evaluados por mediciones de resultados positivos. En el caso de los servicios de limpieza se puede observar y evaluar si en realidad se está realizando el trabajo. A través de inspecciones se puede controlar si el trabajo contratado se está realizando o no. En el caso de servicios de vigilancia privada se hace casi imposible medir dicha efectividad. Por ejemplo, cómo podemos medir cuantitativamente la cantidad de bolívares ahorrados en pérdidas por incendio o robos en su instalación. Igualmente cómo se pudiese medir el incremento de productividad de sus trabajadores por laborar en un área que cuenta con la debida seguridad.
Desafortunadamente no existe fórmula mágica para medir ese tipo de hechos no acontecidos. El efecto disuasivo de una vigilancia bien prestada es prácticamente intangible a simple vista. Se necesitan estas características bien llevadas para determinar mediciones de rendimiento.
Problemas típicos relacionados con los servicios de vigilancia
Los problemas relacionados con los servicios de vigilancia privada son típicos de todas las empresas, sin embargo la diferencia la hace el grado de incidencia de estos problemas. Los problemas de una efectividad mediocre se deben principalmente a los elementos tradicionales del círculo vicioso, en el cual los siguientes puntos son incidentes:
- PERSONAL CON EDUCACION BÁSICA.
- BAJOS SALARIOS.
- POCAS OPORTUNIDADES DE PROMOCIÓN.
- POCO O NINGÚN ENTRENAMIENTO.
- ROTACIÓN INCONTROLADA DE PERSONAL.
Proceso tradicional para seleccionar una empresa de vigilancia
El procedimiento que normalmente utilizan los usuarios inexpertos para la selección de este tipo de empresas de servicios consiste básicamente en seleccionar de las páginas amarillas tres ó cuatro empresas, a las cuales se les solicita telefónicamente que presten una cotización tanto del vigilante diurno como nocturno.
Una vez recibida tal información, es escogida la empresa básicamente en consideración al precio cotizado, en otras palabras por lo general es contratada la empresa que presente el presupuesto más económico. Esta filosofía tiene que cambiar obligatoriamente, ya que actualmente los servicios de vigilancia no son servicios económicos. Por otro lado, y con mucho más importancia, el contratar una empresa de vigilancia erróneamente puede significarle a usted pérdidas de dinero que sobrepasen el monto que en teoría usted está ahorrando. En tal sentido y como parte del próximo punto les informaremos que aspectos son de importancia a la hora de una buena selección, lo cual cambiara drásticamente el proceso de selección total.
Requisitos mínimos que deben presentar las empresas de vigilancia privada
Cada empresa al ofrecer sus servicios mediante una cotización, envía lo que es denominado «paquete de presentación». En él se debe encontrar una serie de documentos informativos que le permitirán obtener información básica para el proceso de selección. En tal sentido, el referido paquete deberá de contener la siguiente información:
- RESOLUCIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES INTERIORES Y JUSTICIA
- CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN DE CANAVIPRO.
- LISTA ACTUALIZADA DE CLIENTES.
- CURRÍCULA DEL PERSONAL DIRECTIVO Y GERENCIAL.
- COPIA DE PÓLIZAS DE SEGUROS.
- FOLLETO DESCRIPTIVO DEL O DE LOS SERVICIOS.
- PERMISO DE FUNCIONAMIENTO DE DARFA
Estos podíamos decir son los documentos mínimos que debe exigir un cliente antes de comenzar el proceso de selección, adicionalmente se deben solicitar los siguientes recaudos:
- DECLARACIÓN DE I.V.A.
- SOLVENCIA DE I.V.S.S.
- SOLVENCIA DE CANAVIPRO.
- SOLVENCIA DEL I.N.C.E.
- SOLVENCIA DEL SINDICATO.
- COPIA DE INFORME DE LA ÚLTIMA INSPECCIÓN REALIZADA POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE SUPERVISIÓN Y CONTROL DE EMPRESAS DE VIGILANCIA (M.R.I.J.)
- COPIA DEL INFORME DE LA ULTIMA INSPECCIÓN DEL DARFA (MINISTERIO DE LA DEFENSA)
- BALANCE DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS.
Requisitos administrativos
De acuerdo a nuestra experiencia empresarial, una de las cosas que se debe revisar es el organigrama de la empresa, donde es elemental que aparte la gerencia de Operaciones, exista la gerencia de Recursos Humanos y de Administración. En la vista realizada en las instalaciones de la empresa, se debe lograr las entrevistas donde usted deberá discutir y definir los siguientes puntos:
Gerencia de Operaciones
Horario de trabajo del personal de vigilancia y supervisión.
Disponibilidad de personal de avances y emergentes.
Disponibilidad de supervisores y vehículos.
Presentación de cuadros estadísticos relacionados con Operaciones.
Sistemas de disponibles y posibles enlaces directos con cuerpos policiales.
Explicación del sistema de supervisión.
Disponibilidad de otros aspectos de logística, tales com: Uniformes, armamento, etc.
Nueva tecnología aplicada a los servicios de vigilancia.
Gerencia de Recursos Humanos
Descripción de políticas de reclutamiento y selección.
Descripción de sueldos y salarios, así como beneficios contractuales y de motivación para el personal operativo.
Identificación de los niveles de rotación del personal de vigilancia.
Política de promociones dentro de la empresa.
Gerencia de Administración
Márgenes de Ganancia.
Porcentaje de costos operativos.
Porcentaje de costo administrativos.
Incidencia de contrato colectivo.
Precios definitivos de cotización.
El precio, elemento secundario
En definitiva, como ustedes podrán observar el factor costo no debe ser fundamental para la toma de decisión. Lo ideal es que los lineamientos antes descritos sean realizados, lo cual le permitirá a usted una idea clara y concisa para poder lograr la mejor selección. Por lo tanto, una vez filtrada toda la información y teniendo en mano las herramientas adecuadas, usted podrá en definitiva realizar una mejor decisión.
Una vez obtenida y verificada toda esta información se debe proceder a realizar una entrevista personal con las gerencias respectivas en las instalaciones de la empresa, con el objeto de conocer parte de sus procedimientos para la prestación del servicio de vigilancia privada.
Complementación entre una buena selección y un servicio efectivo
La aplicación de los lineamientos anteriormente descritos le garantizarán una buena selección, sin embargo, no garantizan un servicio efectivo.
Para lograr esto se requiere de algo muy elemental: Descripción de tareas y funciones a ser desempeñadas por la empresa contratada. En tal sentido, en ese momento (una vez seleccionada la mejor empresa), es que el cliente debe identificar las pautas en los cuales se desea que el trabajo sea realizado. Esto es elemental, ya que el cliente de no ser específico en esta descripción de funciones no podrá tener un parámetro con el cual evaluar los servicios recibidos. La descripción de estos requerimientos son los siguientes:
- HORARIO DE TRABAJO.
- NIVEL EDUCATIVO Y DE EXPERIENCIA DEL PERSONAL.
- NIVEL DE REMUNERACIÓN QUE EL CLIENTE DESEA QUE EL PERSONAL DEVENGUE. ESTO, POR SUPUESTO, AFECTARÁ EL PRECIO DE COTIZACIÓN.
- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS FUNCIONES DE CADA PUESTO DE SERVICIO.
Los servicios de vigilancia: inversiones a mediano y largo plazos
Si usted ha contratado los servicios de vigilancia privada mediante las especificaciones y requerimientos descritos, no deberían existir una diferencia de precio exorbitante entre las diferentes empresas, ya que casi el 80% del precio cotizado está basado en los salarios y beneficios laborales del trabajador. Por eso no es aconsejable cambiar a la empresa de vigilancia cuando existe un aumento de tarifa condicionado por los diferentes Decretos Presidenciales que afectan directamente las remuneraciones del personal, ya que el ahorro en dinero no será nada sustancial. Por supuesto que si se debe considerar el cambio de la empresa si la misma no cumple a satisfacción los requerimientos solicitados por ustedes. Los servicios efectivos de vigilancia privada sólo se logran con el esfuerzo en conjunto entre el vigilante asignado en su instalación, la empresa de vigilancia y el cliente. Toma un período de tiempo poner el equipo a funcionar en los niveles óptimos de eficiencia.