Una de las grandes preocupaciones de los directores de sistemas de cualquier compañía, es tomar la decisión de innovar los equipos y herramientas computacionales, o como suele llamarse dar un “salto tecnológico”.
La preocupación tiene su razón de ser: ¿cómo asegurar que las aplicaciones, la información e incluso los equipos existentes sean compatibles con las nuevas plataformas que se consiguen en el mercado? No hay que olvidar que gran parte del conocimiento del negocio que tiene la compañía se haya inmerso en sus sistemas y por lo tanto no se puede simplemente desechar. Además, si no existe una política de actualización, ¿cuál es el costo futuro por quedarse rezagado frente a la tecnología?
Disciplinas como la reingeniería, ingeniería de la información e ingeniería de reversa, teorizan acerca del impacto causado por los nuevos ambientes computacionales, y dan herramientas para atenuar dicho problema. Las soluciones son mucho más complejas de lo que se podría pensar a primera vista y con frecuencia implican, además de cambios informáticos, cambios organizacionales.
En este sentido, las empresas podrían solicitar servicios de “Diseño de Datos” con la finalidad de orientar la búsqueda de:
> Optimizar el diseño de sus bases de datos relacionales.
> Migrar sus estructuras de base de datos a esquemas de datos más seguros y confiables.
> Hacer que sus aplicaciones funcionen con tecnología de vanguardia.
> Realizar labores de reingeniería de software.
Sin embargo, es necesario conocer los beneficios de administrar adecuadamente la información.
Ambiente tradicional de archivos: esquema predominante en décadas pasadas
La entrega adecuada de la información no solamente depende de las capacidades del hardware o del software, sino de la capacidad de la organización para administrar la información como recurso importante. Un sistema de información eficaz, proporciona a los usuarios información oportuna, precisa e importante. Hace ya unas décadas atrás, la información se almacenaba en archivos: cuando los archivos estaban adecuadamente ordenados y mantenidos, los usuarios podían acceder y recuperar fácilmente la información que buscaban. Los archivos bien administrados y cuidadosamente ordenados, facilitaban la obtención de datos para la toma de las decisiones, mientras que los archivos pobremente administrados, llevaban a un caos en el procesamiento de la información, con altos costos, un desempeño pobre y muy poca flexibilidad.
En un ambiente tradicional de archivos, todo elemento de datos en los distintos archivos requería de un conjunto de documentos para apoyar al archivo y ayudar a recopilar información. A menudo, el mismo elemento de dato, como clave del producto, se recopilaba en diversos documentos por diferentes divisiones y departamentos.
A medida que este proceso prosigue por cinco o diez años, la compañía queda atada por nudos de su propia creación: la organización queda amarrada en cientos de programas y aplicaciones, en donde nadie sabe qué hacen, qué datos usan, ni quién los usa. No existía un listado central de los archivos de datos, elementos de datos o definiciones de los datos, lo cual representaba un riesgo en el mantenimiento de la operatividad de los sistemas. La organización obtenía la misma información en demasiados documentos, por lo cual, los problemas resultantes son redundancia de datos, dependencia de datos por parte de los programas, inflexibilidad, seguridad muy pobre en los programas e incapacidad para compartir datos entre las distintas aplicaciones. Un ejemplo de esta situación, se presenta en la Figura N° 1.
Figura N° 1. Procesamiento de la información en un ambiente tradicional de archivos
Un ambiente más moderno: bases de datos
La tecnología de las bases de datos vino a eliminar muchos de los problemas creados en un ambiente tradicional de archivos: en vez de almacenar los datos en archivos separados para cada aplicación, los datos son almacenados físicamente para aparecer ante los usuarios como almacenados en una sola ubicación, sirviendo una sola base de datos a muchas aplicaciones tal como se muestra en la Figura N° 2.
Figura N° 2. Sistema de administración de base de datos
Un sistema administrador de base de datos es sencillamente el software que permite la centralización sus datos, los administre eficientemente y proporcione acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación. Alguna de sus ventajas (seguramente experimentadas por muchos de los lectores nuestros lectores):
> La complejidad del ambiente de sistemas de información, puede reducirse mediante la administración centralizada de los datos, los accesos y la seguridad.
> La redundancia e inconsistencia en los datos pueden reducirse, al eliminar todos los archivos aislados en los cuales se repiten los mismos elementos de datos.
> Las confusiones en los datos pueden eliminarse al proporcionar un control central de la creación y definición de los datos.
> La dependencia en los datos del programa puede reducirse, al separar los conceptos de datos físicos y datos lógicos.
> Los tiempos de desarrollo del programa y los costos de mantenimiento pueden reducirse de manera radical.
> La flexibilidad de los sistemas de información puede verse enormemente estimulada al permitir consultas rápidas y “baratas” dentro del gran volumen de información.
> El acceso y la disponibilidad de la información pueden incrementarse.
En nuestra próxima edición hablaremos de los retos de la administración de los datos, y veremos algunas de las técnicas para realizar migraciones de datos exitosas, reduciendo al máximo los riesgos que todo proceso de migración conlleva.
