Tips de investigaciones

Una empresa de investigaciones, de reconocida experiencia, ha venido desde hace años publicando al final de cada mes, un resumen de los casos manejados por ellos, convencida de que en el ambiente empresarial sus folletos constituyen un interesante aporte para los empresarios mismos, y en especial para quienes les manejan su S E G U R I D A D.

Los hechos ocurren en Europa, y demuestran que la delincuencia procede de manera muy similar; que sus éxitos son más debidos al descuido nuestro que a su habilidad y que quienes deben ocuparse de investigarlos, aprenden cada día más sobre la forma de acometer cada problema, resolverlo y sacar conclusiones de utilidad general para quienes nos ocupamos del aspecto S E G U R I D A D de las empresas en las que trabajamos.

He seleccionado unos cincuenticinco casos, que invito a leer atentamente, la manera como la empresa nos relata la forma como los manejó. Interesa además observar las diversas actitudes de los gerentes ante este problema, y las consecuencias de éstas.

He venido leyendo cada mes estos boletines, que aunque a veces parecen sin importancia, su conjunto contiene reflexiones a hacerse, deducibles de las historias de los casos reales que han ocurrido allá en Holanda, pero que tienen una gran similitud con lo que ocurre en nuestro medio. Aquí va la primera:

GOTEANDO COMO UN COLADOR.

En los últimos años las empresas se han venido proveyendo de medios electrónicos de Seguridad. Esto es magnífico, siempre que se diseñen los procedimientos apropiados y así se establezcan. Esto no siempre es así, y el ejemplo que sigue lo ilustra.

Se nos pidió que investigáramos una serie de robos internos en una empresa. Al iniciar el trabajo se nos advirtió que todas las puertas de ingreso estaban dotadas de medios electrónicos que las abrían mediante un sistema tal que toda apertura quedaba registrada. Para los propósitos de nuestra investigación se nos dio la clave. De inmediato nos pareció que el sistema no funcionaba tan bien como se esperaba. Era difícil precisar con certeza si determinado empleado había hecho uso de ella. Se pudo saber que cierto número de departamentos tenían una innecesaria cantidad de visitantes. Nuestros investigadores sorprendidos averiguaron la razón y hallaron que muchos empleados que olvidaban su pase propio, estaban usando los de visitantes. Además nos enteramos de que los pases de los visitantes les eran distribuidos sin que quedaran registrados. Esto era una laguna del sistema y claro, de Seguridad.

Se le recomendó a la empresa, registrar los pases para visitantes con el nombre, aun en los casos en que, por alguna razón, fueran usados por los empleados. A partir de esta medida, los empleados usan cada vez menos los pases de visitantes.

UN BUEN EJEMPLO.

Una empresa venía notando diferencias en sus existencias, que el Gerente le atribuía a fallas de administración. Se hicieron alguna mejoras, pero las diferencias subsistían. Se decidió entonces apelar a una empresa de investigaciones.

Nuestros investigadores hicieron una serie de visitas a la empresa e hicieron algunas compras de prueba. Parecía que el computador tenía fallas con frecuencia, al menos así lo aseguraba el gerente de ventas. En estos casos a nuestros investigadores les entregaban recibos hechos a mano. Más tarde nuestros investigadores verificaron que el computador no tenía fallas. Pero los montos que le habían llevado al gerente (que oscilaban entre Bs.500 y 1.500,oo) no habían sido registrados.

Nuestros agentes le hicieron ver al gerente lo que habían captado. En la entrevista le preguntaron si sus empleados estaban alertados sobre sus acciones fraudulentas. El les contestó que no, porque él tomaba el dinero, sólo cuando no había ninguno de ellos a la vista. Incluso dijo que él evitaba ser visto, puesto que a ellos se les podía ocurrir hacer lo mismo y eso era como abrir una gran compuerta. El estaba convencido de que procediendo así él «estaba dando el ejemplo».

Los que dieron el ejemplo fueron los directores despidiendo al «ejemplar» gerente.

¡ OJO!, CUANDO LE OFREZCAN UNA GRAN GANANCIA.

Una cara bronceada por el sol, un traje excelente, unas credenciales impresionantes, tarjeta de visita, y un lujoso auto esperando, en un hotel 5 estrellas. Hablando de millones de dólares como si se tratara de poca cosa. Pero Ud. ha sido seleccionado para participar en este proyecto en vista de su experiencia, de su posición y de su clara visión del mercado.

Aquí tiene Ud. el perfil de un manipulador, que sólo tiene puesto los ojos en su dinero. Si Ud. se encuentra en una situación así, pise sus frenos y no se entusiasme. De lo contrario estará Ud. ante el riesgo de perder sus bienes, o mucho dinero, tal como en el caso que le relataremos.

El prototipo de sólido hombre de empresa llega. El necesita por algún corto tiempo de un costoso aparataje antes de entrar en un negocio espectacular. Un helicóptero ha sido alquilado y los aparatos están listos. Pese a tener la apariencia de ser una idea magistral, los directores dudan, pero luego de hacer ciertas llamadas telefónicas, «se pliegan al movimiento». El hombre fue convincente.

Los directores cancelaron el valor de los aparatos que les habían sido presentados, también habían presenciado la demostración y su gran utilidad. Los citados aparatos fueron trasladados a donde iban a ser colocados en el helicóptero. Los directores acudieron al sitio donde fue convenido esperar el helicóptero. Dos de sus hombres – muy precavidos – habían traído dos antorchas de bolsillo para guiar la aeronave. «Porsia».

Por supuesto, el helicóptero nunca apareció, los aparatos carísimos, el vehículo de la empresa, y el convincente y vistoso hombre de negocios, también desaparecieron.

Los directores fueron perdiendo su entusiasmo, a medida que pasaban las horas, y después de algunos períodos de reposo en el pastal del sitio elegido para la importante reunión, se retiraron apenados de haber sido estafados como unos tontos.

¿ SON ESOS DATOS CORRECTOS ?

Las investigaciones pre-empleo tienen por finalidad tratar de saber si los detalles suministrados por el aspirante, coinciden con la realidad. Nosotros averiguamos sobre el trabajo en el que se desempeñaba antes, la educación y el adiestramiento recibido, y las razones según él declara, privaron para dejar el trabajo anterior. Con frecuencia nos encontramos con discrepancias.

Un aspirante declara que tuvo que dejar el trabajo, por » no habérsele renovado su contrato». Pero el hecho de que el mismo aspirante declaraba haber servido a la empresa anterior, por dos años, nos sembró dudas. Y tuvimos razón, el verdadero motivo para dejar la empresa fue un fraude que él protagonizó.

Al visitar la empresa «fracasada» la encontramos floreciente, y si lo que decía el aspirante era cierto, nosotros creemos, después de conocer las verdaderas razones, que esa empresa floreció a raíz de la salida del aspirante investigado.

JUGADO Y PERDIDO.

Los rumores y las sospechas siempre tienen algo de verdad. Fue el caso de un gerente que con estas fuentes empezó a sospechar de que una de sus cajeras a la que le gustaba el juego, estaba metiendo las manos en la caja, para cubrir sus deudas. Se realizaron ciertos chequeos, pero no dieron resultado.

Hicimos entonces algunas compras de prueba y notamos que la cajera no ponía el dinero en la caja, sino en sus zapatos.

Al ser entrevistada la cajera, reconoció que era adicta al juego y que esa era la solución hallada por ella para cubrir algunas pérdidas. Ella aseguraba que nunca tomó de la empresa, más del dinero que ella necesitaba para este problema. Al prescindir de sus servicios ella fue a buscar un doctor que le ayudara a superar este asunto.

TRAGANDO KILÓMETROS.

Que ciertas verificaciones o chequeos, suelen dar sus frutos; ya lo veremos. El sistema de dotar a los usuarios de vehículos de la empresa, de tiques de consumo es práctico, pero requiere supervisión.

Uno de esos privilegiados resultó involucrado en consumos que por su alto monto llamaron la atención. Este ponía gasolina en varias estaciones de servicio, pero lo raro era que consumía más de lo que el tanque de su auto podía contener.

El entrevistado nos dijo que él había recorrido 20 mil kilómetros, pero su cuenta-kilómetros mostraba 60 mil «solamente», y además era imposible recorrer en sus funciones esa cantidad de kilómetros.

Por fin admitió que durante algún tiempo él venía llenando los tanques de familiares y amigos. Para evitar ser descubierto, él alteraba el cuenta-kilómetros de su auto.

UNA ORDEN MUY URGENTE.

Cuando una oficina necesita algo con suma urgencia, el conductor debe trasladarse de urgencia al lugar correspondiente. Si se trata de transportar bienes de un lado a otro, es conveniente poner atención al conductor, que bajo la necesaria premura, que nadie quiere entorpecer ni demorar, aprovecha para llevarse «algo más».

Un Supervisor, en un caso como éste, interrogó al chofer, si eso (lo extra) que llevaba estaba incluido en el envío urgente. Se descubrió que no. Y se notificó a los gerentes correspondientes.

En la casa del chofer se encontraron muchos de los bienes de cuya desaparición no se había tenido explicaciones.

LA CULTURA EMPRESARIAL (NEGATIVA).

Todas las empresas, para bien o para mal, suelen tener lo que ellas conocen como su cultura empresarial. En el caso que comentaremos, los responsables de ciertas acciones no se dan cuenta de que sus actitudes o la ausencia de éstas, pueden tener el efecto de fortalecer cierta cultura «negativa».

Hace poco nos encontramos una empresa en la que sus empleados solían llevarse pequeños bienes de la empresa a sus moradas. Eso, según ellos, formaba parte de la cultura de la empresa. Nuestra investigación mostró además, que algunos de ellos habían resuelto mejorar sus ingresos a base de incrementar el valor de los bienes sustraídos sin conocimiento de sus jefes. Entrevistado uno de ellos declaró que esa era una vieja costumbre en la empresa desde hace años, que algunos gerentes igualmente lo hacían, y al jefe de Seguridad lo habían visto cargando artículos de la empresa en el auto del Director. Uno de ellos decía «si ellos lo hacen ¿ porqué nosotros no ?». Nosotros pudimos comprobar que lo embarcado en el auto del Director, había sido formalmente abonado por él. Pero ellos no lo sabían. Al saberlo, se disculparon de su irrespetuosa hipótesis.

Este es un ejemplo de cómo una cultura en «vigencia» durante mucho tiempo puede ser desventajosa para una empresa. Quienes están al frente de la empresa, deben sentirse como trabajando en una caja de cristal, donde constantemente son vistos, por lo que todo lo que ellos hagan o permitan es observado. El hecho de dar un buen ejemplo siempre, no terminará con las tentaciones de fraude, pero es una parte importante de la creación de conciencia preventiva, que debe ser más importante entre los que están a la cabeza de la institución.

INSPECCIONE SUS OFICINAS.

Un empleado preguntó a su gerente si él podía hacer uso de un área libre de la empresa, para sus propios propósitos. Como esa área había estado desocupada durante mucho tiempo, el gerente no dudó en autorizarlo.

De pronto, unos meses después, el gerente director, estaba en esa área. Le sorprendió encontrarse en ella con una nevera grande a la que le habían puesto un candado. Le pareció raro además que ésta hiciera ruido. Hizo abrir el candado y una sorpresa más, estaba llena de aparatos de vídeos, y de vídeos copiados.

Las actividades del empleado que disfrutaba de esa área fueron suspendidas de inmediato. Aparte de las conexiones eléctricas que provocaban un gasto creciente, y un peligro permanente; además, los vídeos habían sido copiados ilegítimamente. No se supo quien financiaba esta «pequeña empresa».

Al gerente que autorizó le quedó una amarga experiencia, y en adelante puso mucha atención en sus visitas ahora frecuentes a otras dependencias de la empresa, de este tipo de actividades, habiendo hallado depósitos de papel viejo, metal, madera, artículos rechazados, y botellas vacías, cuya presencia no tenía explicación alguna de encontrase en esos sitios. Eran posiblemente pequeñas empresitas.

EL CLASICO DELINCUENTE.

Hace muy poco, nos encontramos cara a cara, con el clásico delincuente. Como es usual, estaba ubicado en una posición clave, y gozaba de la confianza de sus superiores. Era reconocido como un gran trabajador. Nada era mucho para él. Siempre estaba dispuesto a ayudar a los demás, tanto en horas de labor, como después de éstas. Era el primero en llegar y el último en irse. Por esta razón se le confiaron las llaves.

El control de las existencias estaba totalmente en sus manos. Era el único que podía registrar los ingresos mediante el computador, y a su vez, registrar los egresos. Lo que los directores no notaron, fue que el señor, estaba en dificultades financieras, y que necesitaba mejorar sus propios ingresos. Se le ocurrió que él podría lograrlo vendiendo artículos de la empresa, a un grupo de clientes, amigos, a espaldas de la empresa. El tiempo de su llegada temprano y de su salida tarde, lo usaba en hacer desaparecer del computador de la empresa, los bienes que él negociaba.

Todo lo realizó de tal manera que era difícil de detectar, y que nadie controlaba, puesto que él era quien manejaba todo.

Cuando se le interrogó las razones de su proceder, nos dio la clásica respuesta que encontraremos en muchos casos: ERA TAN FACIL. El cuenta que inició su «trabajo» con cosas de poco valor, pero al darse cuenta que no se producía reacción alguna, fue incrementando la cantidad y el valor de los bienes, hasta lograr lo necesario para darse una buena vida.

La historia termina como muchas, el «gran trabajador» fue despedido y por muchos años, quedó pagando todo lo substraído.

ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL.

En contenido de un memorándum «Estrictamente Confidencial» tenía aparentes filtraciones, hasta el punto de que una fracción del mismo fue publicado en la cartelera. El memo tenía el nombre de la empresa y el de algunos de sus empleados.

Durante la investigación nos dimos cuenta de que la empresa había distribuido tal documento a sólo un pequeño grupo de personas. Pero pudimos constatar que el memo original y sus fotocopias estaban circulando en forma mucho más amplia de lo previsto. Aquellos a quienes les había sido remitido lo habían tratado como un documento sin limitaciones de circulación, en vista de que (decían ellos) la mayoría de los papeles que nos llegan, vienen con el sello de «estrictamente confidencial». Por esa razón, éste que realmente lo era, fue tratado como los de rutina y hasta se autorizó su publicación.

A partir de este incidente, se han establecido medidas para evitar que esto se repita, y sólo la gerencia está autorizada para darle a cada documento tal clasificación. En adelante las copias que se hagan serán registradas a su entrega y a su devolución.

FALSA ECONOMIA.

Cada día más y más empresas se contratan a una Compañía que les maneja sus sistemas de alarma, conectándose a su central. Cuando algo ocurre y se nos pide investigar, siempre tratamos de saber qué empleados están autorizados para activar o desactivar las alarmas, y quienes conocen las claves. En seguida averiguamos a que hora exactamente las alarmas fueron activadas y desactivadas. Esto se logra, gracias a los «printers» de que están dotados estos sistemas y que son proporcionados por la empresa de alarmas. Desafortunadamente nos hemos encontrado empresas que para REDUCIR LOS COSTOS, suprimen el servicio del printer.

Reducir los costos siempre es sensato, pero reducir el costo de un printer cuyo servicio ocurre ocasionalmente, como economía es de muy inferior significación a los daños que la empresa puede sufrir por los robos y otros delitos. El printer bien usado le indica a Ud. cuando han sido abiertas sus oficinas y los datos proporcionados por ese sistema han sido de gran utilidad contra esos delitos y hasta los de sabotaje y espionaje.

RUMORES, ¿ CIERTOS O FALSOS ?.

El Presidente de una institución vino a nosotros con un grave problema. Uno de sus gerentes había desaparecido con más de un millón de Bs.

En nuestras investigaciones supimos que ese gerente desaparecido, después de dos años de trabajo en la empresa, había sido despedido de su anterior trabajo por cometer fraudes contra su anterior patrón. Al hablar con sus colegas nos enteramos que toda suerte de rumores habían venido circulando sobre la deshonestidad del hombre. Su desaparición fue la última pieza del rompecabezas que ellos habían estado armando.

A su oficina llamaban muchas mujeres que no daban sus nombres. El circulaba en varios autos carísimos. Aunque llegaba temprano, se ausentaba de su oficina casi todo el día, reintegrándose ya entrada la tarde. Llamaba la atención que él retiraba su correspondencia del correo, no la recibía en su oficina.

Con respecto a su trabajo se notaba la postergación permanente de cosas importantes o la delegación de las menores. Otro detalle, era su constante intromisión en los asuntos de otros, no concerniéndole. Tuvo además un gran empeño en traerse a un colega de su anterior trabajo, a quien sabíamos muy inepto para esa posición.

El problema del presidente, hubiese sido evitado muy pronto, si él acude a nosotros antes de que ingresara en la empresa, o aún en el período de prueba.

Pero además esta medida hubiese sido aun oportuna cuando los rumores se iniciaron. A los rumores hay que terminarlos y la mejor manera es verificando previamente su credibilidad.

TRATANDO DE HALLAR LA VERDAD.

Uno de nuestros clientes nos llamó para decirnos que estaban ocurriendo ciertas irregularidades y que se señalaban como responsables a un gerente y dos de sus empleados en los Servicios Técnicos. Se decía que se estaban enriqueciendo a costas de la empresa. Los tres hombres se enteraron y eso les provocó una gran amargura. Y lo interesante fue que, cuando supieron que una empresa había sido llamada para investigarlos, se alegraron mucho, aduciendo que nada tenían que temer.

Nuestras investigaciones se concentraron en todas las cosas que se decían, los cuentos, las acusaciones, etc… Hicimos una profunda investigación de todo, y al final, todo se llegó a la conclusión de que los rumores eran totalmente infundados.

En nuestro informe se le aseguraba a la empresa, que podía confiar plenamente en esos tres hombres. La gerencia de la empresa recomendó a sus inmediatos (Staff), ser más cuidadoso en la forma de sacar conclusiones.

VICTIMA O CULPABLE.

El hurto de pertenencias personales de los empleados, suele deteriorar el ambiente de las empresas. La empresa que solicitó nuestros servicios había recibido quejas de cuatro de sus empleados, víctimas de este mal.

Durante nuestras investigaciones, que incluyeron entrevistas con todos los empleados llegamos a la conclusión de que una de las llamadas víctimas, era el culpable. Denunciándose él como una víctima más, creyó que su culpa estaría descartada. Al confrontarlo con las evidencias confesó su culpabilidad.

SE ACABO EL TABU.

No hace mucho tiempo, los fraudes eran algo, que aunque se combatían, se trataba de, ni nombrarlos. Parecía que el fraude y todo lo que se asociara a él, no existía. Esta actitud posiblemente, en vista de la creencia en que la divulgación de su presencia, solía traer malas consecuencias. Además lo ponía a uno a decidir si debía actuar, y en ese caso, resolver cómo.

Se ha producido ahora un cambio bien marcado en estas actitudes.

A nivel mundial, el soborno, y el fraude en general, aun en círculos muy elevados se publican con sus detalles, como puede verse hoy en los diarios y revistas.

Pero debemos reconocer que en el mundo empresarial, el fraude es menos tolerado cada día. Los empleados honestos ya no soportan tener que cubrir a su camaradas «enfermos», a cerrar los ojos ante el robo interno, ni a ocultar los sobornos. En parte esto de debe a que todos saben que la persistencia de estos males puede dar al traste con una empresa y la oportunidad de trabajar en ella. O simplemente por el desagrado que produce en el empleado honesto, ver a los deshonestos enriqueciéndose a expensas de otros.

Como consecuencia de ello, cada día más empleados llegan a tocar las puertas de sus jefes solicitando que se le ponga fin a estas prácticas. Llevando así sus reclamos a donde deben ir, y dejando en claro su posición de empleado honesto.

EL PRECIO DEL SILENCIO.

Un cliente de una empresa, deseaba enlosar el piso. La empresa a través de uno de sus empleados le atendió muy bien, recomendándole el material adecuado entre los disponibles e inclusive la persona que se lo podría colocar. El colocador de las losas y el cliente se pusieron de acuerdo. El problema surgió cuando el cliente y el colocador del enlosado hablaron y se aclararon cuanto iba a pagar el uno y el monto de lo que el otro recibiría. Se dieron cuenta de que había una diferencia arreglada entre ellos. Contactaron al Director y éste nos llamó.

De nuestras investigaciones resultó que el vendedor había tomado ciertas precauciones. El no se había apoderado de sus entradas «extras» en su total, él había comprado el silencio de sus colegas con parte de estos «extras».

Este tipo de práctica puede llevar a una empresa a la quiebra con todas sus consecuencias financieras y comerciales. Una buena investigación puede ayudar a resolver los problemas a corto y a largo plazo.

¿ COMO ANDA UD. CON RESPECTO A SU CAJA FUERTE ?.

Con frecuencia hay personas que nos vienen a ver con el problema de que repentinamente se encuentran con su caja fuerte vacía, sin que se puedan observar signos de violencia.

Con la misma frecuencia solemos encontrarnos con que los procedimientos para abrir y cerrar la caja fuerte, no están escritos, y cuando lo están (como se dice ahora) «nadie le para».

Las llaves no se guardan a buen seguro; sólo se colocan en un sitio «práctico», fácil de hallar y usar. Las combinaciones se dejan anotadas donde cualquiera las puede leer y posiblemente no se cambian por años. Con frecuencia se guardan allí altas sumas de dinero (que no gana interés), por lapsos absurdos. Como consecuencia de todo esto, al ocurrir algo como, lo que comentamos, el número de posibles sospechosos es mucho mayor de lo que nos podemos imaginar.

Prevenir es mejor que curar. Asegúrese de que los procedimientos para la apertura y cierre de su caja fuerte, están debidamente escritos, y que los usuarios autorizados, han firmado su constancia de haberlos leído y hecho de su claro conocimiento, y compromiso. No obstante, verifique con cierta regularidad si estas normas se están cumpliendo tal como están prescritas.

LOS HURTOS INTERNOS Y EL AMBIENTE DE TRABAJO.

En una empresa, se producían hurtos con una gran frecuencia. Cada vez, los afectados informaban de su caso. Aún más, algunos empleados estaban decididos a descubrir al, o a los autores, de estos hurtos. Incluso llegaban a la gerencia insinuaciones sobre el caso que, siendo examinadas, no producían luces sobre una solución adoptable. La gerencia se decidió a llamar a una empresa de investigaciones para tratar de lograr dos objetivos: acabar con los hurtos y acabar con los rumores.

Nosotros (dice la empresa) descubrimos quienes eran los rateros. Eran sólo dos, de los cuáles solo uno era empleado de la empresa.

Fue interesante observar como la empresa recuperó la calma y la confianza entre los empleados, cuyo deterioro afectaba negativamente el ambiente de trabajo.-

EL TRIANGULO QUE DEBE ALERTARNOS.

La persona que se siente inferior, siempre quiere demostrar que es mejor que todos los demás, sus colegas, sus supervisores, sus jefes y aun la gente que de algún modo debe relacionarse con él. Siempre tratan de compensar su baja posición, con una serie de astucias, verdades a medias y finalmente la gran verdad de su fraude.

La arrogancia se muestra normalmente presentándose como alguien que está por sobre todas las normas, sobre la base de sus relaciones familiares, su edad, éxitos pasados y presentes en sus funciones, aunque ellos se sienten siempre «sub-ubicados, con respecto a «sus méritos». Ellos actúan como intocables, lo cual los lleva a ser descuidados, abiertos y caraduras a medida que avanzan en su actividad fraudulenta. Este es normalmente el principio del fin.

Esos sentimientos de arrogancia e inferioridad, los llevan luego a ser extravagantes. Primero, demuestran menos cuidado hacia los intereses de la empresa, combinado con un gran deseo de mejorar los símbolos de su status material en las vecindades de su estación de trabajo. Su paso final será ponerse directa o indirectamente en el camino de los bienes o el dinero de la empresa. Eso es simplemente una cuestión de tiempo. De acuerdo a las posibilidades que le proporcione su posición de trabajo; declaraciones falsas de gastos, fraudes en las compras, espionaje contra la empresa, venta fraudulenta de sus productos..etc…

Claro que inferioridad, arrogancia y extravagancia, no son los únicos indicadores de amenaza de fraude. Ni siquiera la presencia de las tres características nos autoriza para calificar a alguien de presunto delincuente. Pero lo contrario puede ocurrir y es mejor no sorprenderse de que un delincuente amenazante, tenga esas tres «virtudes».

INDENTICAS DESCRIPCIONES.

Fuimos llamados por una empresa que venía experimentando pérdida frecuente de bienes (hurtos). Era evidente que estas «pérdidas» además se iban incrementando día a día, en horas fuera de labor. No se tenía evidencias de caso alguno. Era un misterio.

Los Directores tenían además el problema de que la desconfianza general, creaba un ambiente desagradable entre toldos los empleados, que había llegado a límites preocupantes.

Cuando una de las cajas de efectivo desapareció, los gerentes fueron abordados por dos muchachas empleadas de la empresa que tenía a su cargo la limpieza. Ellas denunciaron el que mientras ellas trabajaban habían visto a un tipo huir. ¿ Estarían los empleados acertados cuando miraban a esa gente de reojo ?.

Durante las investigaciones nuestros hombres interrogaron a ambas chicas. Normalmente tenemos que trabajar con descripciones de los delincuentes muy vagas, pero en este caso, nos llamó la atención de la precisión con que cada una de ellas describía al ladrón que huía. Se abría una esperanza, era realmente un buen principio, pero para proceder en el sentido inverso al que las chicas esperaban.

Nuestros agentes estaban sumamente sorprendidos del excepcional poder de captación de las niñas, y entonces decidieron entrevistarlas de nuevo, pero por separado. Pese a no estar ambas presentes, la descripción fue hecha por cada una de ellas, con la similitud de dos gotas de agua. Entonces nuestros investigadores pensaron que ellas habían ensayado su descripción, pero muy posiblemente habían olvidado fijar los demás detalles de su historia.

Al relatar ellas por separado el resto de la historia, cada una contó un caso diferente. No nos costó mucho adivinar quienes eran las responsables. Entonces los directores, tuvieron la oportunidad de limpiar la empresa de sus limpiadoras.

¡ QUE TRONCO DE APETITO !.

Nuestro cliente era un empresario que empezó a sospechar de los gastos de un empleado que debía realizar muchas actividades fuera de la empresa. Su trabajo era bueno, pero los gastos en que incurría llamaban la atención.

Mensualmente pasaba los recibos de los sitios a donde había invitado a almorzar o a cenar a clientes. Sus cuentas parecían estar en orden, pero el Gerente deseaba ir un poco más a fondo.

Visitamos entonces una serie de restaurantes y hoteles y descubrimos que los recibos que él anexaba a sus cuentas eran falsos. En la mayoría de ellos sólo daban recibos impresos, en tanto que los que él presentaba eran manuscritos.

Visitamos igualmente sitios a donde, de acuerdo a los recibos presentados a la empresa, él consumía licores y cigarrillos. En realidad se trataba de un Sex-Club donde se podían pedir junto con los cockteles algunos «pasapalos», pero para comerse éstos en la cantidad que aparecía en las facturas, tendría que tener un apetito brutal. En realidad el monto de su cuenta correspondía a la hora que pasó en compañía de una de las chicas del lugar. Las visitas del trabajador externo se producían con gran frecuencia y él las justificaba con sus facturas falsificadas.

El empleado fue despedido y lo suponemos buscando la forma de costear ahora la satisfacción de sus apetitos.

RIESGOS DE LA FIESTA EN LA OFICINA.

Es una idea excelente la de programas algunos eventos en las oficinas, para compartir con clientes motivos especiales, en los que pueden haber oportunidades de presentar nuevos productos o causar la sensación, de nuestra buena presentación y atenciones.

Nosotros no tenemos nada contra eso, hasta tanto Ud. sepa quienes son sus invitados, que ellos sean «escoltados» y que se haga una cuidadosa preparación al respecto.

Conocemos de casos en los que después de un «open house», durante el cual los invitados tuvieron la libertad de pasearse por el área de trabajo, que algunos de ellos volvieron después de las horas de labor y se llevaron cosas valiosas, cuya ubicación precisa pudieron establecer durante el agasajo. Ellos además se esmeraron en obtener una idea precisa del sistema de seguridad.

En otros casos notamos que los anfitriones en forma descuidada habían dejado y mostraban no sólo cosas de valor, sino hasta documentos cuyo contenido no estaba destinado al público, y permitieron el acceso a locales cuyo ingreso debería ser restringido, pues éstos se hallaban abiertos.

MORALEJA DE ESTA HISTORIA.

Una empresa que vendía artefactos electrónicos caros, notó que parte de sus mercancías estaban «desapareciendo», sin explicación. En un trimestre se pronunció tanto la discrepancia entre sus registros y sus existencias, que la preocupación creció. Un amigo de las vecindades había comentado al Director, que le extrañaba ver gente trabajando allí, tarde, durante la noche.

Los directores decidieron tomar medidas extremas, y además de tener una charla muy formal sobre la materia con los empleados, le instalaron a sus depósitos un magnífico sistema de alarma.

El sistema se activaría en el momento en que alguien quisiera penetrar en los depósitos fuera de las horas de labor. Ya que en el resto de las horas había una «buena supervisión».

Tres meses después de instalada la alarma, la empresa esperaba con mucho interés los resultados. Grande fue la sorpresa al notar que las pérdidas habían continuado ocurriendo.

De las investigaciones subsiguientes, se determinó que cierto número de los trabajadores eran los responsables. Hasta el momento en que la alarma fue instalada, los hurtos se producían en horas fuera de labor. Al resultarles muy riesgoso entrar a esas horas con la alarma, decidieron hacerlo con la colaboración de los transportistas en plenas horas de labor.

La moraleja de esta historia, es que la personalidad de los ladrones no cambia, ni sus necesidades decrecen por las medidas que la empresa tome. Ellos simplemente cambian su modus operandi, para aplicar uno al cual, en este caso, la alarma no se los interfiera.

LAS APARIENCIAS ENGAÑAN.

No obstante yendo más a fondo, nos encontramos con direcciones imprecisas, desconocidas o incompletas; era imposible hacer un seguimiento de su trayectoria. Ante esto solicitamos ampliar nuestro radio de acción y solicitamos referencias a personas mejor informadas en sus lugares de origen.

Conocidas nuestras diligencias el aspirante vino y retiró su solicitud, diciendo que ya había conseguido otro trabajo con el que estaba muy satisfecho.

INFORMACIONES TELEFONICAS.

Hemos sido enterados de que ciertas empresas reciben llamadas en las que interrogan a quien los atiende, sobre si tienen un buen sistema de alarmas y que, de no tenerlo, ellos estarían interesados en ofrecerles los que ellos instalan y que al respecto podrían hacerles una oferta. Al poco tiempo, sin recibir oferta alguna son visitados por ladrones que aprovechan las informaciones que el ingenuo que los atendió les proporcionó.

Es una versión similar a la de la llamada para saber el tipo de aparatos electrónicos que usan y sus marcas. Al poco tiempo, un falso empleado de la empresa que distribuye o fabrica esas marcas, los visita con el propósito de hacer una reparación, para la que se hace pasar como enviado por solicitud.

Se olvida con frecuencia alertar a los que responden llamadas telefónicas sobre las informaciones que le pueden solicitar y aquellas que ellos no deben proporcionar.

AMPLIAMENTE RECOMENDADO.

Pareciera mandado a hacer. A un aspirante ni siquiera se lo examinó. La empresa creyó haber hecho una magnífica adquisición.

Una relación de negocios había oído de la necesidad que la empresa tenía y tuvo referencias tan buenas de esta persona que no dudó en llamarlos y transpasarles las excelentes referencias.

El amigo les dijo, oyéndolo creo que es exactamente lo que Uds. están buscando. Todo ese entusiasmo se vino al suelo en poco tiempo. Gran desilusión.

Una investigación posterior (tardía) permitió saber que el faculto había hecho demasiado ruido sobre sus éxitos y que su anterior patrón estaba feliz de haber salido de él.

Es muy frecuente que las empresas caigan en el error de incorporar violentamente a personas muy bien recomendadas, omitiendo el más mínimo esfuerzo por obtener información de mejor calidad sobre el individuo. A veces las empresas lo hacen para rebajar los costos de la investigación pre-empleo, lo cual suele ser luego costosísimo.

LA SEGURIDAD PAGA.

Desafortunadamente en muchas empresas seguridad es vista como un gasto y no como inversión. Una de esas empresas, ante un futuro un poco apretado, resolvió hacer ahorros, descartando a un grupo del personal de Seguridad. Luego de un año, de esta «sabia» decisión los robos se incrementaron y las fallas en las existencias habían llegado a límites preocupantes. Los gerentes estaban preocupados y los empleados también, puesto que eso sembraba dudas en general, sobre su honestidad. Lo que los desmotivaba.

Al llamarnos, hicimos un plan para mejorar la seguridad, que además podría implantarse por etapas, si así se deseaba. Claro que la empresa quería conocer antes los alcances financieros de nuestro plan, antes de implementar los sistemas previstos y las medidas consecuenciales.

Grande y placentera para muchos empleados, fue la decisión de poner en marcha las medidas iniciales recomendadas, las que, de inmediato produjeron una apreciable reducción en las diferencias que se presentaban en las existencias.

Interesante resultó observar que proliferaron ideas de los propios empleados para mejorar las prácticas del trabajo, con un elevado espíritu de colaboración. Muchas de estas ideas fueron asimiladas consiguiendo con su aplicación importantes ahorros.

DE QUIEN ERA EL PROBLEMA FINANCIERO.

Una empresa, hace algunos años, cuando se incrementó la cantidad de bienes manejados, se vio en la necesidad de buscar un Gerente de Logística para mantener su control. La medida no pareció ser acertada pues continuaban ciertas diferencias inexplicables. Se culpó -como siempre- a fallas del computador.

El gerente hacía sus negocios siempre con un cliente que le pagaba en efectivo. El dinero que recibía lo depositaba en la caja. Todo marchaba bien. Hasta que el cajero notó que había retardos en ciertos pagos. Enterado el Gerente de Logística prometió hacer algo, pero no hubo acción alguna. Cuando el cajero le volvió a presentar su preocupación, el gerente le respondió que el cliente estaba pasando por ciertas dificultades financieras, y que le había rogado esperar, ya que en poco tiempo se pondría al día.

Dio la casualidad de que el Director Gerente se entrevistó con el famoso cliente (preferido), el cual dejó entender que no tenía problemas financieros de ningún género y que estaba feliz de poder pagar puntualmente sus obligaciones.

Descubrimos entonces que el Gerente de Logística llevaba desde

hace años una doble vida. Era adicto a la cocaína. Tanto en el trabajo como en su casa. Se le ocultaba a las personas que lo buscaban, usando para ello historias fantásticas. La verdad era que iba dejando una estela de deudas, pese a que el dinero que él recibía no entraba en la caja de la empresa.

La historia de este señor es trágica, pero él no hubiese podido financiar su adicción, si la empresa hubiera aplicado la política de separación de funciones. El despachaba, manejaba los almacenes y era el gerente logístico.

EL FAX Y SUS PELIGROS.

Hay una serie de oportunidades de que Ud. reciba un fax, por ejemplo durante un viaje. Desde un hotel, o desde un centro de negocios de un aeropuerto.

Usted debe saber que en el control de sus documentos enviados por fax, habrá copias legibles de sus mensajes. Además una copia extra de su fax, puede ser sacada por su operador, y lo mismo de los que usted recibe. Un peligro adicional existe cuando usted está en un hotel, recomendado, arreglado e incluso pagado por alguna relación de negocios. Si esa relación es de las que normalmente hace reservaciones para personas, es posible, que por una propina razonable, el empleado responsable le haga llegar copias de las comunicaciones que usted envíe o reciba.

Las reglas mínimas de Seguridad, recomiendan no anotar hasta donde sea posible, nombres importantes, precios, y otras informaciones delicadas. Si Ud. se ausenta, y espera algún mensaje, puede prever una respuesta en clave, que sólo quien la ha de recibir y usted lo entiendan.

Todos sus «faxes» deben ser numerados en forma contínua. Deben ser fechados con el día en que los envía, y debe conservar los comprobantes de recibo, de modo de saber cuando y quien los recibió.

FRAUDE EN LA RELACION DE GASTOS.

La verificación sorpresiva de las relaciones de gastos puede en ciertos casos aclarar muchas cosas. ¿Qué puede ser más fácil que presentar una factura de consumo en un restaurant o en una estación de servicio de gasolina?. Cuando haga Ud. una verificación ponga interés en los siguientes detalles:

Las cifras redondas.

Los recibos escritos, impresos de restaurantes y bombas.

Datos generales sobre el consumo: V.Gr. varios, almuerzos..

Números consecutivos de las facturas (¿talonario propio?).

Facturas sin numeración.

Facturas sin fecha.

Comparando las facturas de varios empleados, puede uno determinar cuál de ellos es el «campeón» de los gastos.

Durante una de estas investigaciones hallamos que una persona tenía un talonario completo de un restaurant. Varias de las páginas del mismo estaban ya llenas con letra de un representante de ventas. Nosotros las fotocopiamos y esperamos. Cuando el interesado presentó los originales, no tuvo forma de negar lo ocurrido, demostrándose que era una empleado deshonesto.

JUSTO A TIEMPO

Algunos rumores suelen ser persistentes y muy dañinos. Fuimos llamados por alguien que estaba muy preocupado por el rumor de que uno de sus empleados estaba pasando información confidencial al gerente de una recién creada empresa de la competencia. Nosotros llegamos a confirmar que en realidad esto ocurría, pero había algo más.

En el curso de nuestras investigaciones logramos precisar que una serie de empleados se habían puesto de acuerdo para difundir rumores contra la empresa de nuestro cliente. Le hicieron saber a muchos de sus suplidores que la empresa pasaba por dificultades financieras y les recomendaban considerarla como en quiebra por lo cual deberían alejarse de ella, si querían evitar pérdidas.

En base a nuestro informe, nuestro cliente contactó a sus suplidores y les hizo ver la falsedad de estos rumores, y lo lejos que estaba de cualquier situación parecida a la quiebra.

Las buenas relaciones entre los suplidores y nuestro cliente se restablecieron, no así, la de nuestro cliente y sus empleados.

EL SUPO COMO ESTABA DE BIEN RODEADO.

Nuestros investigadores entrevistaron a varios empleados de nuestro cliente, de los que trabajaban en el lugar de donde el aparato faltaba, y que habían estado allí el día de su desaparición. Ninguno de ellos parecía saber detalle alguno, pero de las entrevistas surgió que un suplidor había estado allí ese día. Se les preguntó quien había acompañado a tal visitante, y la respuesta fue la de que como ese señor venía con relativa frecuencia, conocía a todo el mundo y se paseaba por toda el área como si trabajara allí, nadie creyó necesario escoltarlo.

A partir de ese día, ningún visitante está autorizado para desplazarse sólo (sin escolta), por las oficinas.

AUN GENTE CON LAS MEJORES EVIDENCIAS, PUEDEN LLEGAR A CONCLUSIONES ERRADAS.

Nuestras investigaciones con frecuencia se inician a base de un rumor. Cumpliendo con aquello de que «donde hay humo, hay fuego».

Estos son los casos donde la mayor discreción se hace necesaria. No sólo para determinar imparcialmente el grado de verdad que haya en los rumores que circulan, sino para prever el daño que puede causarse a la empresa, y a la reputación de aquellos que en última instancia aparezcan como inocentes.

Una investigación de este tipo se inició cuando circularon rumores de que un empleado andaba en el auto de uno de los suplidores. Nos interesaba además de saber que eso ocurría, conocer las razones para que nuestro empleado gozara de ese privilegio. El empleado en cuestión no tenía poder decisivo en la empresa.

Descubrimos que el auto había sido de uno de nuestros suplidores, pero que lo había vendido a alguien que vendía carros usados, y justamente allí, por pura coincidencia, lo había adquirido el empleado en cuestión. Todo quedó bien aclarado.

Los empleados que había hecho circular el rumor, lo hicieron basados en informaciones incompletas sobre el caso.

Al menos nuestras investigaciones devolvieron la tranquilidad al gerente, y se pudieron silenciar los rumores a base de la verdad. Sin herir la susceptibilidad de nadie.

HASTA DONDE NOSOTROS SABEMOS.

A veces nos enteramos de que el gerente de una empresa ha sido alertado de que los están robando. Ellos saben quién y cómo.

Ud. pensaría que una investigación ha de venir. Nada mejor que la verdad. No hay investigación. ¿Porqué no?.

Por que el gerente piensa que puede perder un empleado, que a pesar de todo tiene cierto valor para la empresa; porque la empresa tolera hasta cierto grado la deshonestidad; o porque el gerente sabe que hallar un sustituto va a ser difícil. Pero si el empleado deshonesto incrementa sus actividades generalmente la gerencia opta por la investigación del caso.

Hay una serie de razones por las que ante graves sospechas, evidencias de malos procederes, una investigación debe conducirse. Como son las siguientes:

– Lo que Ud. cree saber, siempre es menos de los que en realidad está pasando.

– Un delincuente siempre aspira a más, y se esfuerza por lograrlo.

– Para los empleados honestos, que suelen estar mejor informados que la gerencia sobre la realidad de los hechos, la tolerancia de la gerencia es inaceptable.

No hay nada peor para una empresa, que los empleados honestos sepan que la gerencia ha sido alertada sobre irregularidades y no tome acción alguna. La gerencia corre el riesgo de que éstos empleados pierdan su motivación y lleguen hasta a dejar la empresa.

TIPS DE CIERTO VALOR.

La lealtad de los empleados no logra muchas veces animarlos a hacer llegar a la gerencia informaciones de carácter delicado. En ese sentido es interesante lo que nuestras investigaciones han arrojado sobre esa abstención de cumplir con lo que para ellos sería un deber.

– Muchos se preguntan, ¿me creerán?, después de todo este es

problema de los gerentes.

– Yo sólo he visto esto, y me parece que no sirve para probar

lo que se está haciendo.

– ¿ Podrán pensar que estoy bregando ese trabajo para mí ?.

Estos datos suministrados por empleados deben ser tomados en serio y manejados con mucha discreción, de modo que los empleados sepan que la gerencia aprecia la lealtad y sabe manejar los casos adecuadamente.

LUGARES PARA APORTAR INFORMACION.

Más y más empresas cada día entienden la necesidad de tener sitios a donde puedan hacerse llegar las quejas sobre discriminación racial o sexual.

El tiempo y además, como resultado de nuestras investigaciones, hemos palpado que algunos empleados tienen sospechas o, a veces claras evidencias, de conducta irregular de otros colegas, pero siempre tienen dudas sobre la forma de transmitir sus conocimientos a alguien, que deba ocuparse del asunto.

¿Deben ellos cerrar los ojos?. ¿Deben esperar que alguien más dé la alarma?. ¿Pueden ellos hacerle una cruz o lanzar indirectas sobre la persona de quien sospechan ?. O pueden ellos razonar diciendo, la empresa no me contrató a mí para Seguridad, luego esta no es mi responsabilidad.

¿ No ?. Entonces, ¿ a quién y cómo debo comunicar yo mis sospechas?. ¿ Debo hacerlo yo solamente, o asociarme con otros colegas ?. ¿ Debo hacerlo en la oficina del Director o del Gerente, o en su casa ?.

¿ Cómo será recibido mi informe ?. ¿Lo tratarán con la confidencialidad que el caso merece ?. ¿ Será aceptado como un aporte responsable con la empresa ?, ¿ reconocerán el valor de ese paso al frente en pos de la honestidad ?.

Sólo la alta gerencia puede responder a estas preguntas, y hacerlo con toda claridad y sin reservas. De esta manera se combatirá la incertidumbre y frustración entre los empleados honestos, y al mismo tiempo, se le envía una señal a los deshonestos, tanto interna, como externamente, para que todos sepan que la deshonestidad no será tolerada en la empresa.

Podría hallarse como solución el nombramiento de dos personas calificadas a quienes pueden acudir los empleados a plantear sus preocupaciones. Estas dos personas deben ocupar puestos relevantes en la organización y, al menos uno de ellos, debe ser del Directorio. ¿ Porqué dos personas ?. Teniendo en cuenta lo apretado de las agendas normales de estos señores, enfermedades, vacaciones…etc… o en vista de que uno de ellos, con o sin razón, se haya hecho objeto de sospechas. Tomando en cuenta que en estas situaciones muchos prefieren entenderse con damas, en algunas empresas se le da esta misión a la esposa del gerente general, lo que en algunos casos ha demostrado ser un éxito.

NO SE PRECIPITE, EL APURO A VECES SALE CARO.

Hay algunas dependencias en todas las empresas para las que se hace difícil reclutar empleados. En ellas además, suele causar trastornos la ausencia de personal calificado. Cuando alguien le ofrece sus servicios a éstas, la satisfacción de la gerencia es tal que llegan a obviarse trámites de pre-empleo.

Este fue uno de los casos recientes que manejamos. Un aspirante que estaba desempleado, tenía prisa de hallar trabajo, se presentó, advirtiendo que con motivo de estar EN PLENA MUDANZA, no tenía a la mano certificados de su capacidad profesional, y que como no le habían instalado el teléfono en su nueva habitación, sólo podría ofrecerlo para más tarde.

A los tres días de estar empleado, dejó de venir, pero además se detectó la ausencia de varios miles de bolívares en el área de su responsabilidad.

Cuando se verificaron el nombre y la dirección de la persona, se descubrió que eran falsas y la Policía tenía una serie de quejas similares sobre el mismo individuo.

Darle a un desconocido acceso a bienes, dinero e información es buscarse problemas. La investigación pre-empleo siempre debe considerarse como una inversión, y el tiempo que tome está bien justificado, por mucha prisa que se tenga por incorporar un nuevo empleado.

QUE TANTO DE PEQUEÑO ES REALMENTE PEQUEÑO.

Una empresa estaba siendo objeto de una verdadera plaga de pequeños robos; tales como la desaparición de plumafuentes y artículos de ese género propiedad de los empleados, lo que ya llevaba unos 18 meses ocurriendo con frecuencia. El valor de las pérdidas era muy inferior a la angustia que producía entre los empleados, lo que llevó a la Gerencia a ocuparse en serio del asunto y llamarnos.

Nos fue posible determinar que cierto número de empleados eran los que venían cometiendo estos hurtos. La Gerencia se quedó estupefacta por la forma como uno de ellos reconocía ser el autor de estos pequeños hurtos. Por casualidad éste llegó a obtener la llave de la cantina y con ella inició la tarea de apoderarse de grandes cantidades de alimentos. La gerencia estaba al corriente de ciertas fallas en las existencias de la cantina, pero se las atribuía a fallas tolerables dentro de ese tipo de administración.

Nuestro informe añadió una serie de recomendaciones que fueron implementadas por la Gerencia, entre las que era fundamental la clara designación del responsable de la cantina, y de sus llaves; y de la forma como debería ser reforzada su seguridad.

SELECCION INICIAL.

Cuando Ud. reciba una solicitud de empleo, póngale atención al sobre en el que la envían.

Se trata de un sobre normal común y corriente, o es un sobre de una empresa. Posiblemente de la empresa en que el aspirante trabajaba antes, o aun trabaja. ¿Lleva el sobre estampillas o usa el franqueo de la empresa o institución?.

Sobres así nos están advirtiendo que el aspirante tiene una idea un poco deportiva del uso de elementos privados de la empresa y este es un signo que debemos tomar en cuenta.

NO TAN MALO POR AHORA.

En charla con empleados de uno de nuestros clientes, les oímos decir que estaban muy satisfechos de que la Gerencia había, por fin, tomado acciones. El caso, parecido al anterior, era el de hurtos frecuentes.

Se desaparecían herramientas, máquinas, aparatos caros..etc..Esto era del conocimiento de la gerencia, pero que obviamente ninguna medida había sido tomada. Pero finalmente se produjo una pérdida de tal magnitud, que fuimos llamados.